Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om correcte facturen uit te reiken aan je klanten. Dit is niet alleen belangrijk voor je eigen administratie, maar ook voor de Belastingdienst. Een factuur moet voldoen aan bepaalde eisen om rechtsgeldig te zijn en aftrek van btw mogelijk te maken. Hieronder vind je een overzicht van de verplichte factuurgegevens volgens de Nederlandse wetgeving.
Verplichte factuurgegevens
- Volledige naam en adres van de verkoper en koper
Vermeld de bedrijfsnaam en het adres (geen postbus) van zowel jouw onderneming als die van de afnemer. - Btw-nummer van de verkoper
Het btw-identificatienummer van jouw onderneming moet op de factuur staan. - KvK-nummer van de verkoper
Als je een onderneming hebt die ingeschreven is bij de Kamer van Koophandel, moet dit nummer op de factuur worden vermeld. - Factuurnummer
Elke factuur moet een uniek, opeenvolgend nummer hebben. Dit zorgt voor een overzichtelijke administratie. - Factuurdatum
De datum waarop de factuur is uitgereikt. - Datum van levering of dienst
De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als deze anders is dan de factuurdatum. - Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Een duidelijke omschrijving van wat er geleverd is, inclusief hoeveelheid en specificaties. - Bedrag exclusief btw
Het totaalbedrag zonder btw. - Btw-tarief en het btw-bedrag
Het toe te passen btw-tarief (0%, 9% of 21%) en het bedrag aan btw dat wordt berekend. - Totaalbedrag inclusief btw
Het totaalbedrag dat de klant moet betalen, inclusief btw.
Extra eisen bij internationale handel
Voor internationale transacties binnen de EU gelden extra eisen. Bijvoorbeeld het btw-nummer van de klant als sprake is van een intracommunautaire levering. In sommige gevallen moet je de vermelding “btw verlegd” toevoegen.
Digitale facturen
Facturen mogen ook elektronisch verstuurd worden, mits deze aan dezelfde eisen voldoen en goed bewaard blijven voor de administratie.
Bewaarplicht
Facturen moeten minimaal 7 jaar bewaard blijven. Voor onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar.
Door te voldoen aan deze wettelijke eisen voorkom je problemen met de Belastingdienst en houd je een overzichtelijke administratie. Wil je meer weten over facturatie? Neem dan contact op met een boekhouder of raadpleeg de website van de Belastingdienst.